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New Virtual Platform For Board of Education Meetings

November 3, 2021

Dear HFFMCSD community, 

For the past 20 months we have used Google Meet to host the majority of our Board of Education Meetings.  Although the meetings have enabled us to have a platform to communicate with the community, we acknowledge there are limitations with using Google Meet.

Our Technology Department has been researching ways that the HFFMCSD can provide more access to forums like Board of Education Meetings.  As a result, beginning on November 4, 2021, we will begin using Zoom for the Board of Education Meetings. This will allow community members to join the meeting live via a computer or cell phone.  All Board of Education meetings will continue to be broadcasted via YouTube as well.

The meetings are open to the public and we encourage community members to participate.  Prior to joining the meeting, we ask that you review the information below.  There are several protocols that have been put in place to make sure the meetings run smoothly and effectively.

  • You may want to install the Zoom client and  register an account if you plan to speak at a virtual meeting;
  • You can also continue to just view the meeting via YouTube by going to the district website and clicking on the Board Of Education meeting link;
  • To join  and participate in the virtual meeting, you will click on the Zoom link that will be shared with everyone via email the day of the scheduled Board of Education meeting;
  • Once you click on the link to join the virtual meeting, you will be placed in a waiting room and will be prompted to join a few minutes prior to the beginning of the meeting;
  • Upon entering the meeting your cameras and microphones will be automatically turned off;
  • Prior to public comments, the superintendent or designee for the meeting will open the comment box for two (2) minutes.  If you would like to speak during the public comment portion of the meeting, we ask that you write your first and last name as well as your address into the chat box;
  • The superintendent or designee will turn off the comment box after two minutes and then call on anyone who has asked to speak;
  • You will be prompted to turn on your camera and microphone.  We ask that you keep your camera on while you speak.  After you have finished, your camera and microphone will be turned off so that the next community member can speak.

We thank you in advance for your patience as we begin to use this new platform.  As with anything new, it will be a learning experience for all.

Kind regards, 

 

Michael McElduff

Assistant Superintendent for Curriculum, Instruction and Technology

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3 de noviembre de 2021

Estimada comunidad de HFFMCSD,

Durante los últimos 20 meses, hemos utilizado Google Meet para albergar la mayoría de nuestras reuniones de la Junta de Educación. Aunque las reuniones nos han permitido tener una plataforma para comunicarnos con la comunidad, reconocemos que existen limitaciones en el uso de Google Meet.

Nuestro Departamento de Tecnología ha estado investigando formas en que el HFFMCSD puede brindar más acceso a foros como las Reuniones de la Junta de Educación. Como resultado, a partir del 4 de noviembre de 2021, comenzaremos a usar Zoom para las reuniones de la Junta de Educación. Esto permitirá a los miembros de la comunidad unirse a la reunión en vivo a través de una computadora o teléfono celular. Todas las reuniones de la Junta de Educación también se seguirán transmitiendo a través de YouTube.

Las reuniones están abiertas al público y alentamos a los miembros de la comunidad a participar. Antes de unirse a la reunión, le pedimos que revise la siguiente información. Se han implementado varios protocolos para garantizar que las reuniones se desarrollen sin problemas y de manera efectiva.

  • Es posible que desee instalar el cliente Zoom y registrar una cuenta si planea hablar en una reunión virtual;
  • También puede continuar viendo la reunión a través de Youtube yendo al sitio web del distrito y haciendo clic en el enlace de la reunión de la Junta de Educación;
  • Para unirse y participar en la reunión virtual, haga clic en el enlace Zoom que se compartirá con todos por correo electrónico el día de la reunión programada de la Junta de Educación;
  • Una vez que haga clic en el enlace para unirse a la reunión virtual, se lo colocará en una sala de espera y se le pedirá que se una unos minutos antes del comienzo de la reunión;
  • Al ingresar a la reunión, sus cámaras y micrófonos se apagarán automáticamente;
  • Antes de los comentarios del público, el superintendente o la persona designada para la reunión abrirá el cuadro de comentarios durante dos (2) minutos. Si desea hablar durante la parte de comentarios públicos de la reunión, le pedimos que escriba su nombre y apellido, así como su dirección, en el cuadro de chat;
  • El superintendente o su designado apagará el cuadro de comentarios después de dos minutos y luego llamará a cualquiera que haya pedido hablar;
  • Se le pedirá que encienda la cámara y el micrófono. Le pedimos que mantenga la cámara encendida mientras habla. Una vez que haya terminado, su cámara y micrófono se apagarán para que el próximo miembro de la comunidad pueda hablar.

Le agradecemos de antemano su paciencia mientras comenzamos a utilizar esta nueva plataforma. Como con cualquier cosa nueva, será una experiencia de aprendizaje para todos.

Atentamente,

 

Michael McElduff

Superintendente asistente de currículo, instrucción y tecnología